Dokumente und Dokumententypen

In Aeneis können Dokumente hinterlegt und verwaltet werden. Auf diese Weise können Dokumente, die wichtig sind für Prozessabläufe oder die interne Sicherheit, zentral bereitgestellt werden und mit anderen Objekten verknüpft werden.

Dokumente verwalten

Dokumente sind zentral im Bereich Modellinhalte hinterlegt.

Über die Schnellnavigation können Sie zu Dokumente zentral mit folgenden Funktionen verwalten:

• Navigieren Sie gezielt zum jeweiligen Ordner oder Dokument

• Führen Sie direkt Workflow-Aktionen an Dokumenten aus

• Erstellen Sie neue Dokumente

• Öffnen Sie verknüpfte externe Dateien oder Links

Tabellen-Ansicht in Dokumentenordnern

In Dokumentenordnern können Sie Ihre Dokumente nicht nur über die Schnellnavigation verwalten, sondern auch über eine Tabelle. Hierfür wechseln Sie innerhalb eines Dokumentordners in die Dropdown-Sicht Tabellen-Ansicht:

Dokumenttypen

In Aeneis gibt es folgende Dokumenttypen:

• Dokumente

• SmartDocs

Dokumente:

Dokumente sind Objekte, in denen Sie eine Datei anhängen können, die außerhalb des Aeneis-Portals erstellt und gepflegt wird, wie beispielsweise ein PDF-Dokument. So können Sie Dateien ins Unternehmensmodell integrieren und dort managen und mit weiteren Portal-Inhalten verknüpfen. In der Ansicht eines Dokuments im Portal wird dessen Verknüpfung mit anderen Objekten in einem interaktiven Vernetzungsdiagramm dargestellt. Die Inhalte von Dokumenten werden in der Datei selbst außerhalb von Aeneis gepflegt. Externe Dateien können in Dokumenten in Aeneis entweder verlinkt oder hochgeladen werden.
Aeneis Dokumente eignen sich besonders für sehr umfangreiche, bereits vorliegende und besonders formatierte Textdateien oder auch jegliche andere Dateien, die nur dem Dokument angehängt oder im Dokument verlinkt werden müssen.

SmartDocs:

SmartDocs sind interne Dokumente, die nur im Portal liegen und verfügbar sind. Die Inhalte von SmartDocs werden in Aeneis gepflegt und angezeigt. In SmartDocs können Sie SmartDoc-Kapitel anlegen und so die Kapitelstruktur aufbauen. Die Kapitelstruktur wird direkt im SmartDoc neben dem Inhalt im Bereich Inhaltsverzeichnis angezeigt. Die SmartDoc-Kapitel werden alle untereinander aufgelistet. Sie können zu den Kapitel entweder scrollen oder über das Inhaltsverzeichnis direkt hin navigieren. Beim Scrollen wird im Inhaltsverzeichnis immer das Kapitel hervorgehoben, das gerade angezeigt wird. SmartDoc-Kapitel können in Prozessen, Teilprozessen oder Aufgaben verknüpft werden, um z.B. die Umsetzung von Normen oder Compliance-Regelungen nachzuweisen.